Notre règlement intérieur

Règlement intérieur de l'assocation EPPLUG,
Association picarde des utilisateurs de logiciels libres

établi en Assemblée Générale le 3 décembre 2004

Article 1 : Condition d'adhésion
Peuvent adhérer à l'association les personnes physiques et morales. L'adhésion
est formalisée par le paiement d'une cotisation annuelle.

Chaque personne morale doit être représentée par une personne physique duement
désignée.

Le montant des cotisations est défini de la sorte :

* Membre faible ressources : 5 € 
* Membre : 15 €
* Entreprise : 150 €

L'association EPPLUG peut par ailleurs également déclarer membre d'honneur une
personne physique ou morale au cas par cas par décision du conseil
d'administration.

Sont définis comme membres d'honneur les personnes morales ou physiques ayant
rendu un service désintéressé à l'association EPPLUG.

Les membres d'honneur sont exonérés du paiement de la cotisation annuelle.

Le paiement de la cotisation peut être effectué par chèque, mandat postal ou
virement bancaire. Le paiement de la cotisation doit être effectué dans un
délai de 30 Jours suivant l'envoi du bulletin d'adhésion.

Le bulletin d'adhésion est disponible sur le site epplug.org en remplissant le
formulaire adéquat.

Ce bulletin peut également être envoyé à l'association sur papier libre au
siège social.

Par bulletin d'adhésion on entend un document reprenant les informations
suivantes :

Nom 
Prénom 
Organisme ou société (dans le cas de l'adhésion d'une entreprise) 
Adresse 
Code Postal 
Ville 
Type d'adhésion (membre faible ressources, membre, entreprise) 
Adresse email 
Adresse éventuelle de site internet 
Souhaite recevoir de la correspondance de l'association par voie postale

Les informations collectées sur les membres adhérant à l'association feront
l'objet d'un traitement informatique. Le fichier sera déclaré auprès de la CNIL
conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.

Notamment, une liste de diffusion comprenant les adresses email des membres
sera constituée, permettant la transmission d'informations vers ceux-ci.


Article 1 bis : Convocations et correspondance électronique

Les convocations aux assemblées générales et aux réunions de bureau et de
conseil d'administration sont effectuées par mail, soit directement à chaque
membre soit via les listes de diffusions dédiées (le bureau et le conseil
d'administration ont à leur disposition une liste de diffusion propre). Chaque
membre peut cependant s'il le souhaite préciser lors de son adhésion son
souhait de recevoir une correspondance papier. Cependant la correspondance par
voie électronique sera préférée.


Article 1 ter : Présence au réunions du bureau et AG

L'Internet étant un outil permettant de relier les individus, la participation
aux Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire peut se faire via
connexion sur des channels IRC de l'EPPLUG. Il pourra être fait usage de robots
à des fin d'identification des présents.

Article 2 : Approbation et modifications du règlement intérieur

Le règlement est établi et modifié par l'Assemblée Générale.

Le règlement intérieur a la même force obligatoire pour les membres que les
statuts.

Ce règlement intérieur doit être porté à la connaissance de tous les membres
adhérents de l'Association.

Une signature de chacun des membres adhérents attestera qu'il en a pris
connaissance. 

Article 3 : Rôle du conseil d'administration

Le conseil d'administration étant responsable juridiquement de l'association,
certaines actions sont interdites sans accord ou délégation de pouvoir spéciale
du conseil d'administration.

Liste des actions nécessitant l'accord écrit ou la délégation de pouvoir du
conseil d'administration :

- Utilisation du sigle EPPLUG 
- Engagement de frais au nom d'EPPLUG 
- Décisions au nom de l'association

Article 4 : Délégations de pouvoir pour l'Assemblée Générale

Elles sont nominatives et particulières à chaque décision (limitation dans le
temps et pour un domaine). Elles sont limitées à une par personne.

Article 5 : Organisation interne

EPPLUG est organisée autour d'un conseil d'administration (CA) et d'un bureau.
Les différents projets sont portés par des groupes de travail.

Le conseil d'administration se réunit au moins une fois tous les 2 mois sauf,
éventuellement, pendant les vacances scolaires. Il est constitué des
responsables de projets (ou de leur représentant) et au moins un président, un
trésorier et un secrétaire.

L'ordre du jour du conseil d'administration doit être défini une semaine avant
la réunion.

Le conseil d'administration permet de faire un suivi des différentes activités
et de rendre compte de la vie de l'association.

Article 6 : Gestion administrative

Le rôle du conseil d'administration est défini dans les statuts.

En dehors des réunions, le vote électronique pourra être utilisé comme moyen de
décision. L'information du lancement d'une procédure de vote électronique se
fera par l'intermédiaire des listes de diffusion.

Article 7 : Gestion des activités

Tout membre de l'EPPLUG peut devenir coordinateur d'un projet EPPLUG en accord
avec les objectifs de l'association (cf article 2 des statuts).

Ce projet devra recevoir l'aval du conseil d'administration.

Le lancement d'un projet sera accompagné d'une note, discutée sur la liste de
diffusion appropriée, définissant le projet dans ses grandes lignes.

En cas d'immobilisation de ressources (matérielles ou financières), chaque
coordinateur devra préparer un budget prévisionnel équilibré et l'accord devra
être explicite et résulter d'une décision du CA.

L'assocation reste responsable des projets auxquels elle a donné son aval.

Suivi des projets :

Le coordinateur assiste aux réunions du conseil d'administration (ou désigne
une personne connaissant le projet) et y présente l'évolution du projet.

Le coordinateur veille à la communication et à l'animation du projet (réunions,
accueil des personnes qui souhaitent s'y investir, ...), notamment par
l'intermédiaire du site web de l'association (www.epplug.org) ainsi que par les
listes de diffusion. Un bilan sera présenté à l'Assemblée Générale.

En cas de problèmes dans le déroulement d'un projet, les membres de celui-ci
pourront en référer au conseil d'administration.

Le conseil d'administration pourra proposer l'abandon ou la suspension du
projet à l'Assemblée Générale.

Tout coordinateur peut décider de quitter ses fonctions, dès lors qu'il aura
prévenu de son départ au préalable.

Un bilan financier complet ou intermédiaire devra être présenté à l'Assemblée
Générale, dans le cas où des ressources matérielles ou financières sont
mobilisées.

Article 8 : Dévolution des biens 

En cas de dissolution, les biens seront préférablement dévolus à une
association locale poursuivant des objectifs similaires.